Regler og vedtægter

Beboerforeningen

Vedtægterne er sidst ændret på Generalforsamlingen 13. november 2011.

Navn, hjemsted

§1 Foreningens navn er Beboerforeningen Morbærhaven.

Stk. 2: Foreningens hjemsted er Albertslund Kommune.

Formål

§2 Foreningens formål er:

• gennem aktivering og medbestemmelse at skabe et menneskeligt boligmiljø.
• at støtte og medvirke til beboeraktiviteter.
• at varetage beboernes interesser overfor administration og myndigheder.

Medlemskab, valgbarhed, afstemning

§3 Medlemmer af foreningen er alle beboere, som er i besiddelse af gyldig lejekontrakt, fremlejekontrakt eller boligtilladelse. Beboerforeningen udsteder et beboerforeningskort til brug i forbindelse med foreningens aktiviteter. Beboerforeningskortet mister sin gyldighed ved beboerens fraflytning.

§4 Valgbar til foreningens funktioner er ethvert medlem, og enhver kan genvælges. Kandidaten skal ved nyvalg være til stede. Ved genvalg er skriftligt tilsagn om opstilling tilstrækkeligt og sidestilles med personlig tilstedeværelse.

Hvis ingen egnede medlemmer ønsker, at påtage sig hvervet som kasserer for beboerforeningen, kan beboerforeningen antage eksterne regnskabshjælp. Beslutningen om brug af ekstern regnskabshjælp, træffes af afdelingsbestyrelsen som efterfølgende informerer fællesmødet herom.

§5 Foreningens generelle afstemningsprincip er almindeligt stemmeflertal og håndsoprækning.

• Når mindst en af de tilstedeværende kræver det, skal der være skriftlig afstemning.
• Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
• I tilfælde af stemmelighed bortfalder forslaget.
• Personvalg afgøres altid ved skriftlig afstemning. Hvis der ikke er flere kandidater end poster på valg er kandidaterne dog automatisk valgt.
• Ved personafstemninger omfattende besættelse af mere end een post, afgiver hver stemmeberettiget højst et antal stemmer svarende til det antal poster, der er på valg, og der skal stemmes på forskellige personer.
• I tilfælde af stemmelighed ved personvalg foretages omvalg mellem de personer, der har stemmelighed.

Regnskabsår

§6 Foreningens regnskabsår er perioden fra 1. januar til 31. december.
Revideret regnskab skal foreligge senest 2 måneder efter regnskabsårets udløb.

Revision af regnskaberne skal foretages af en uafhængig og udenfor Morbærhaven boende revisor. Beboerforeningens kasserere og regnskabsførere kan af fællesmødet eller generalforsamlingen få fuldmagt til i enighed at ansætte en sådan.
Revideret regnskab udsendes sammen med dagsorden og mødeindkaldelse til april-fællesmødet.

Generalforsamlingen

§7 Ordinær generalforsamling afholdes den 2. søndag, i november måned.
Varsling af generalforsamlingen med angivelse af dato skal ske i de to seneste udgaver af Det Sædvanlige Fis før fristen for indlevering af forslag.
Forslag til dagsorden skal være skriftligt indleveret senest 21 dage før generalforsamlingen.

Samtidig skal de eksterne medlemmer af AUB’s bestyrelse, samt de ansatte i Albertslund Ungdomsboliger (AUB) indkaldes til at deltage i generalforsamlingen som observatører med taleret.

Indkaldelse med dagsorden samt skriftlige beretninger fra bestyrelsen og afdelingsbestyrelsen skal være samtlige beboere i hænde 10 dage før generalforsamlingen.

Alle beboere skal for at deltage i generalforsamlingen kunne vise gyldig legitimation i form af huslejekvittering for november i forbindelse med lejekontrakt/boligtilladelse/fremlejekontrakt eller gyldigt beboerforeningskort.

Formålet med generalforsamlingen er bl.a. en evaluering af årets arbejde boligpolitisk, samt at fremkomme med retningslinier for det kommende år.

§8 Dagsorden til ordinær generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:

• Valg af ordstyrer og 2 referenter.
• Valg af 4 personer til stemmeudvalg.
• Godkendelse af dagsorden.
• Beretning fra bestyrelsen.
• Beretning fra afdelingsbestyrelsen.
• Fastsættelse af rammebeløb til afdelingsbestyrelsen og andre rammebeløb.
• Fastsættelse af timetal for lønnede tillidspersoner og servicepersoner.
• Fastsættelse af lønninger for beboerværtshuset Den Våde Høne.
• Fastsættelse af kontingent.
• Valg af tillidspersoner.
• Eventuelt.

§9 Ekstraordinær generalforsamling indkaldes efter de regler der er fastsat for indkaldelse af ekstraordinært afdelingsmøde i vedtægter for Den almene boligorganisation Albertslund Ungdomsboliger (AUB).

Fællesmødet

§10 Fællesmødet afholdes 3. torsdag i lige måneder. Hvis denne torsdag er en helligdag afholdes fællesmødet dog på førstkommende torsdag, der ikke er en helligdag. Alle møder er beslutningsdygtige.

• Såfremt en bevilling er vedtaget af et fællesmøde, behandles et forslag om ændring af bevillingen som et selvstændigt økonomisk forpligtende forslag.
• Bevillingsansøgningerne skal være offentliggjort i blad og indeholde formål, løbetid og budget.
• Fællesmødet kan bevilge penge til grupperne, når det på fællesmødet er blevet godtgjort, at der inden for rammerne af foreningens økonomi er plads til bevillingen.
• Kassereren skal på fællesmødet redegøre for hvilke beløb, der kan afsættes til bevilling.
• Bevillingsforslag forkastes automatisk, hvis ansøgeren ikke er repræsenteret på mødet.
• Økonomisk forpligtende forslag (f.eks. gruppeansøgninger) skal være optrykt på dagsordenen.
• Der kan ikke tages beslutninger under punktet: Eventuelt.
• Fællesmødet er foreningens øverste myndighed mellem generalforsamlingerne.
• Fællesmødet indkaldes af afdelingsbestyrelsen. Skriftlig indkaldelse med dagsorden udsendes med Det Sædvanlige Fis senest en uge før fællesmødet.
• Forslag til behandling på fællesmødet skal være afdelingsbestyrelsen i hænde på en af denne i sidst udkomne beboerblad angiven dato.

§11 Dagsorden til fællesmødet skal mindst indeholde følgende punkter:

• Valg af ordstyrer og referent.
• Valg af 2 stemmetællere.
• Godkendelse af dagsorden og referat, samt af eventuelt generalforsamlingsreferat.
• Kassererens beretning.
• Afdelingsbestyrelsens arbejde.
• Arbejdet i AUB’s repræsentantskab og bestyrelse.
• Arbejdet i grupperne.
• Eventuelt.
• Evaluering af mødets indhold og forløb.

Punkter opført enkeltvis på dagsorden skal under afstemning hver for sig. Bevillinger opføres som selvstændigt dagsordenspunkt.

Stk. 2: Dagsorden til april-fællesmødet skal indeholde “Godkendelse af regnskaber”.

§12 Fællesmødet er den eneste myndighed, som kan træffe beslutninger, der binder foreningen økonomisk og politisk mellem generalforsamlingerne. Fællesmødet vedtager retningslinier for afdelingsbestyrelsen og de beboervalgte repræsentanter i AUB’s repræsentantskab og bestyrelse.

Stk. 2: Undtagelsesvis kan afdelingsbestyrelsen mellem fællesmøderne foretage uopsættelige økonomiske beslutninger til sikring af den daglige drift af beboerforeningen ud over det af generalforsamlingen fastsatte rammebeløb. Sådanne beslutninger kan kun tages, såfremt hele afdelingsbestyrelsen er enig om det. Beslutningen skal forelægges førstkommende fællesmøde til godkendelse.

Stk. 3: Afdelingsbestyrelsen nedsætter et kontorudvalg som består af medlemmer af afdelingsbestyrelsen og som tegner foreningen økonomisk. Kontorudvalget har ret til på foreningens vegne at disponere over foreningens konti i pengeinstitutter. Kassereren udpeges på fællesmøde/generalforsamling, hvorefter afdelingsbestyrelsen godkender/tiltræder den valgte kasserer.

Stk. 4: Banken vil ved kassererskifte modtage dels referat fra fællesmøde/generalforsamling underskrevet af referent, dels fuldmagtsblanket underskrevet af alle afdelingsbestyrelses-medlemmerne. Af referat vil fremgå, hvem der sidder i afdelingsbestyrelsen.

§13 Fællesmødet kan suspendere folk, som ifølge vedtægterne vælges på fællesmødet og generalforsamlingen samt personale ansat af foreningen. Suspenderes eller går et medlem fra sin post inden en valgperiodes udløb, overtages medlemmets arbejdsopgaver af en af afdelingsbestyrelsen konstitueret person indtil først kommende fællesmøde.

§14 Ekstraordinært fællesmøde indkaldes efter de regler der er fastsat for indkaldelse af ekstraordinært afdelingsmøde i vedtægter for Den almene boligorganisation Albertslund Ungdomsboliger (AUB).

§15 Der må ikke afholdes andre møder i beboerforeningen samtidig med fællesmødet eller generalforsamlingen, og andre aktiviteter må kun finde sted, hvis fællesmødet/generalforsamlingen ikke forstyrres heraf.

Repræsentantskabs- og bestyrelsesmedlemmerne

§16 Generalforsamlingen vælger hvert år beboerrepræsentanterne til AUB’s repræsentantskab jf. AUB’s vedtægter §3 stk. 2. Repræsentantskabet vælger, jf. AUB’s vedtægter §8, de beboervalgte medlemmer til AUB’s bestyrelse. Yderligere vælges mindst 3 suppleanter blandt de resterende repræsentantskabsmedlemmer, som træder ind for bestyrelsesmedlemmerne når disse har forfald eller udtræder.

Stk. 2: Repræsentantskabet kan beslutte at udvide antallet af suppleanter til AUB’s bestyrelse, hvis mindst 1 repræsentantskabsmedlem ønsker det.

Stk. 3: Repræsentantskabsmedlemmer, der stiller op som suppleanter til AUB’s bestyrelse afgør i fællesskab, hvilken rækkefølge de indtræder eller indkaldes i. I tilfælde af, at suppleanterne ikke kan nå til enighed om en rækkefølge, stemmer repræsentantskabet om en sådan.

Stk. 4: De beboervalgte medlemmer af repræsentantskabet og bestyrelsen for Albertslund Ungdomsboliger (AUB) deltager i repræsentantskabs- og bestyrelsesmøder, sørger for at dagsordener offentliggøres, offentliggør og kommenterer referaterne og afgiver skriftlig beretning på generalforsamlingen.

Repræsentantskabsmøderne er åbne for beboere som observatører dvs. uden tale- og stemmeret. Observatører kan dog ikke deltage ved lukkede punkter.

De beboervalgte medlemmer af repræsentantskabet og afdelingsbestyrelsen er bundet af fællesmødets og generalforsamlingens beslutninger og skal sørge for at sådanne i videst muligt omfang foreligger. Hvor dette ikke er tilfældet kan de dog selvstændigt træffe beslutninger, men skal så informere herom på førstkommende fællesmøde eller generalforsamling.

Afdelingsbestyrelsen

§17 Beboerforeningens daglige drift og repræsentation forestås af afdelingsbestyrelsen, der består af:

• Samtlige beboervalgte medlemmer af AUB’s repræsentantskab.
• 1 kasserer.

Disse vælges på generalforsamlingen og suppleres på fællesmødet.

Afdelingsbestyrelsen varetager kollektivt følgende opgaver:

• Formidling af kontakt mellem fællesmødet, beboerne, AUB’s administration, Det Sædvanlige Fis og afdelingsbestyrelsen.
• Kontakt til instanser og foreninger uden for Morbærhaven, som beboerforeningen er medlem af eller har samarbejde med.
• Afdelingsbestyrelsen varetager beboerforeningens sekretariatsfunktioner, administration af og tilsyn med nøglesystemet.
• Afdelingsbestyrelsen er ansvarlig for udsendelsen af indkaldelse til fællesmødet og generalforsamlingen, samt udarbejdelse af dagsordener.
• Afdelingsbestyrelsen udarbejder skriftlig beretning til generalforsamlingen og fællesmødet.
• Afdelingsbestyrelsen udsender senest 2 måneder efter generalforsamlingen en revideret udgave af foreningens vedtægter.

Stk. 2: Afdelingsbestyrelsen har ansvar for at de stillinger, som generalforsamlingen afsætter i lønregnskabet, bliver besat. Stillingerne skal så vidt muligt besættes af beboere, men kan ellers besættes af eksterne.
Afdelingsbestyrelsen kan vælge at uddelegere ansvaret til et udvalg eller en gruppe.

Stk. 3: Servicemedarbejderne på beboerkontoret kan ikke være medlemmer af kontorudvalget og KNIU og er inhabile i KNIU-sager.

Stk. 4: Alle beboere har adgang til afdelingsbestyrelsesmøder. Ved behandling af fortrolige sager gælder denne regel dog ikke.

Stk. 5: Ved fravær skal medlemmerne melde afbud senest samme dag som mødet afholdes.
Hvis et medlem, uden at melde afbud, udebliver fra 3 på hinanden følgende møder, betragtes medlemmet som afgået og der skal vælges et nyt medlem på førstkommende fællesmøde. Det skal på dette møde meddeles, at der er tale om en eksklusions sag.

Kassereren

§18 Kassereren skal:

• Føre foreningens regnskaber.
• Forelægge revideret årsregnskab til godkendelse på fællesmødet i april.
• Offentliggøre månedsbalance.
  
• Forestå udbetaling af bevillinger indenfor de gældende tidsfrister.
• Revidere gruppernes regnskaber.
• Føre opsyn med foreningens aktiver.
• Ved kassererskift oplærer den afgående kasserer den nyvalgte i en periode af 1 måned, hvori begge modtager løn.
• Være daglig leder for de ansatte i beboerforeningen. Denne funktion kan for visse medarbejdergrupper uddelegeres til anden side efter afdelingsbestyrelsens samtykke.

Lønudbetaling

§19 Administration, lønudbetaling og lønningsregnskab foretages af de siddende kasserere og regnskabsførere.
Lønningsregnskabet føres i overensstemmelse med de gældende lovbestemmelser.

Stk. 2: Lønnen til ansatte i beboerforeningen reguleres årligt d. 1. januar, så den svarer til timelønnen for ufaglærte ansatte i kommuner og regioner (løntrin 9 på FTF gældende lønkort).

Klage- og Indstillingsudvalget

§20 Til behandling af ansøgninger om lejligheder i AUB og behandling af klager fra beboere over overtrædelse af Morbærhavens ordensregler, nedsættes et klage- og indstillingsudvalg bestående af 7 beboere, der udpeges af afdelingsbestyrelsen for en periode af et år. Endvidere udpeger afdelingsbestyrelsen 1 medlem til udvalget af sin midte.

Beboerværtshuset

§21 Beboerforeningen driver værtshuset Våde Høne, for hvilket vedtægter fastsættes af fællesmødet eller generalforsamlingen.

Ansvarshavende redaktør for Det Sædvanlige Fis

§22 Redaktøren vælges på generalforsamlingen for et år ad gangen og er ansvarlig i henhold til presselovens bestemmelser. Redaktøren er ansvarlig for at samle en bladgruppe til fremstilling af Det Sædvanlige Fis, for at pasningen af redaktionen sker på en forsvarlig måde samt for ekstern udsendelse af bladet.

Bladgruppen

§23 Bladgruppen er en åben gruppe som har til formål:

• at sikre, at alle beboere har ordinær fællesmødeindkaldelse og fællesmødereferat i hænde senest en uge før fællesmødet.
• at skabe debat mellem beboerne
• at passe redaktionen og stå for udlån af lokalet til andre redaktionelle og grafiske formål under beboerforeningen.

Bladgruppen fastsætter på et antal møder linien for kommende nummer af Det Sædvanlige Fis.
Møderne skal offentliggøres, og enhver beboer kan deltage i disse møder og bladgruppens arbejde i øvrigt, og derigennem opnå indflydelse på bladets tilrettelæggelse. Redaktøren deltager som menigt bladgruppemedlem, men har dog vetoret overfor indlæg, hvor det må antages, at der kan opstå juridiske problemer.

Beboerbladet Det Sædvanlige Fis

Stk. 2: Beboerforeningen udsender et gratis beboerblad, for hvilket der gælder:

Bladet skal optage:

• Officielle bestyrelsesreferater
• Fællesmødedagsorden
• Fællesmødereferat
• Generalforsamlingsreferat
• Mødeoversigt
• Alle beboerindlæg skal optages. Anonyme indlæg optages, når ophavspersonen er kendt af redaktøren.
• Redaktøren har myndighed til at forkorte beboerindlæg, når dette anmærkes som redaktionel note i forbindelse med indlægget.
• Det er tilladt grupper, foreninger og politiske organisationer, der er repræsenteret blandt beboerne i Morbærhaven, at bringe meddelelser og annoncer i bladet, når dette sker på ansvar af og med navns nævnelse af en beboer.

Stk. 3: Alle rettigheder til originalbidrag til Det Sædvanlige Fis tilhører ophavsmanden. Ved at indsende bidraget til redaktionen har ophavsmanden dog givet redaktionen tilladelse til, at den kan aftrykke bidraget i Det Sædvanlige Fis uden begrænsninger og uden vederlag.

Netværksadministrator og netværksgruppe

§24 Generalforsamlingen vælger op til to netværksadministratorer for ét år ad gangen. Netværksadministratorerne er ansvarlige for netværket og internetopkoblingen. Netværksadministratorerne samler en netværksgruppe omkring sig.

Stk. 2: Netværksgruppen træffer beslutninger ved almindeligt stemmeflertal, og Netværksadministratorerne indgår i netværksgruppen på lige fod med de øvrige medlemmer, bortset fra de ansvarsområder som omtales i stk 3 og stk 6. I tilfælde af stemmelighed bortfalder forslaget.

Stk. 3: Netværksadministratoren skal tilstræbe at

• netværket drives i overensstemmelse med lovgivningen
• brugernes privatliv på nettet respekteres
• sikkerheden på netværket er bedst mulig

Stk. 4: Netværksgruppen har til opgave at

• administrere serverne
• vedligeholde netværket

Stk. 5: Netværksgruppens medlemmer har tavshedspligt i forbindelse med informationer om

• enkelte brugere
• netværkets sikkerhedsforanstaltninger

Stk. 6: Netværksadministratoren har myndighed til at bortvise et medlem af netværksgruppen, såfremt han/hun vurderer, at vedkommende med forsæt har brudt reglerne i stk 3 eller stk 5.

Grupper

§25 Fællesmødet nedsætter grupper, for hvilke der gælder:

• Ethvert medlem af foreningen kan foreslå dannelsen af en gruppe.
• Gruppens oprettelse under foreningen sker som dagsordenspunkt på fællesmødet på baggrund af oplæg i blad.
• Gruppen vælger en eller flere kontaktpersoner, som er kontaktled til afdelingsbestyrelsen og øvrige beboere.
• Grupper har pligt til, så vidt muligt, at offentliggøre kontaktpersoner og mødetidspunkter, samt at orientere om aktiviteter på fællesmødet eller i beboerbladet.
• Fællesmødet kan fratage grupper rammebeløb helt eller delvist, hvis det vurderes, at gruppen forsømmer det udadvendte arbejde.
• Fællesmødet kan vedtage retningslinier og vedtægter for de af fællesmødet nedsatte grupper, når dette er angivet som punkt på dagsordenen, og forslaget er offentliggjort i bladet.
• Tildeling af rum til en eller flere grupper sker som dagsordenspunkt på fællesmødet.
• Det er ikke tilladt for beboerforeningens grupper at have indtægter, opkræve kontingent o.lign., som tilfalder gruppens egne medlemmer personligt. Et eventuelt overskud i gruppen skal tilfalde beboerforeningen ved gruppens nedlæggelse.
• De pengebeholdninger, som en gruppe har oparbejdet, kan der kun disponeres over via beboerforeningen. Dette gælder ikke for de grupper, som er momsregistreret. Det er generalforsamlingen eller et fællesmøde, som bestemmer, hvilke grupper, der må arbejde med en pengebeholdning.
• Enhver genstand, som en gruppe har brugt i sit virke og som er købt for tilskud givet af beboerforeningen eller for gruppens egen indtjening, skal afleveres tilbage til beboerforeningen ved nedlæggelse af gruppen.

§26 Fællesmødet kan indstille, at en gruppe nedlægges. Derefter skal gruppens nedlæggelse drøftes på et afdelingsbestyrelsesmøde. Dette møde indkaldes særskilt i Det Sædvanlige Fis. Af annonceringen skal det fremgå, at nedlæggelsen af pågældende gruppe overvejes.

Kontaktpersoner for gruppen skal skriftligt have samme besked mindst en uge før det pågældende afdelingsbestyrelsesmøde.

Næste fællesmøde kan herefter nedlægge gruppen. Såfremt en gruppe er enig om det kan den dog selv sætte nedlæggelse af gruppen på dagsordenen til fællesmødet umiddelbart. Hvis en gruppe har en rammebevilling, bortfalder denne automatisk ved nedlæggelsen. Efter nedlæggelse af en gruppe kan fællesmødet pålægge gruppens medlemmer, at de rydder et evt. gruppelokale. Inden for en uge efter nedlæggelse af en gruppe skal alle nøglepersoner aflevere deres nøgle til afdelingsbestyrelsen.

§27 Afdelingsbestyrelsen kan på et afdelingsbestyrelsesmøde, hvor mindst 2/3 af afdelingsbestyrelsen er fremmødt, for en tidsbegrænset periode forbyde en beboer at gøre brug af en eller flere af beboerforeningens aktiviteter eller faciliteter, såfremt denne beboer i beboerforeningssammenhæng har optrådt til alvorlig gene for andre beboere eller misbrugt beboerforeningens aktiviteter eller faciliteter. Et forbud kan ankes til fællesmødet.

Afdelingsbestyrelsen kan dog aldrig formene en beboer adgang til generalforsamlingen eller fællesmødet, og beboeren vil under alle omstændigheder have ret til at fremføre sin sag på det følgende ordinære afdelingsbestyrelsesmøde.

Er pågældende beboer valgt til et tillidshverv må forbuddet ikke have til konsekvens, at han/hun hindres i at udøve dette hverv. Såfremt en eller flere af afdelingsbestyrelsesmedlemmerne er medlem af pågældende gruppe mm kan disse ikke deltage i beslutningen.

Fællesmødet kan vælge at uddelegere retten til ovennævnte forbud i forbindelse med vedtagelsen af særlige gruppevedtægter.

Beslutningen om et forbud skal straks meddeles alle parter skriftligt.

Generelt

§28 Ændringer af beboerforeningens vedtægter sker som punkt på dagsordenen til generalforsamlingen. Ændringsforslagene skal foreligge med dagsordenen.

§29 Der gælder rygeforbud i samtlige beboerforeningens lokaler, med undtagelse af festlokalet og lokaler hvortil der er opført rygekabiner.

§30 Generalforsamlingen kan melde Morbærhaven ind i foreninger, når dette er varslet som punkt på dagsordenen i henhold til regler for indkaldelse.

Stk. 2: Udmeldelse af foreninger, som Morbærhaven er medlem af, kan kun ske på generalforsamlingen, og kun når det er varslet som punkt på dagsordenen i henhold til regler for indkaldelse.

§31 Opløsning af foreningen sker som dagsordenspunkt på generalforsamlingen med fremmøde af mindst 25 % af beboerne i Morbærhaven. Med færre fremmødte kan disse indkalde til ekstraordinær generalforsamling til afholdelse tidligst 14 dage efter, hvor de fremmødte kan opløse foreningen.

§32 Anvendelse af foreningens midler bestemmes af den opløsende generalforsamling.